Przekleństwo PowerPointa

Microsoft nie powinien zostać skazany na wieczne potępienie za brzydkie swetry Gatesa, „pożyczanie” pomysłów, czy monopolizację rynku oprogramowania biurowego, ale za stworzenie PowerPointa. Wraz z pojawieniem się tej aplikacji ludzie zatracili zdolność rozmawiania ze sobą. Teraz rozmawiają ze ścianą.

Wyobraźmy sobie klasyczne spotkanie biznesowe. Przyjmijmy, że jedna strona ma przekonać drugą stronę do zaangażowania się w pewien intratny projekt. Co robią korzystający z PowerPointa? Szukają wtyczki (najczęściej na kolanach), potem integracja z rzutnikiem (pierwszy pot), w tzw. międzyczasie powitanie, wymiana wizytówek, a potem nerwowe szukanie właściwej wersji aplikacji. Ufff. Wreszcie możemy skryć się za bezpieczny ekran laptopa.

Kiedy laptop już cichutko sapie wówczas oczy wszystkich osób uciekają na ścianę. Zaczyna się bieganie po liniach tekstu (przepraszam, czy mógłby Pan wrócić do poprzedniego slajdu – nie zdążyłem przeczytać). Czytaniu towarzyszy zazwyczaj kiwanie głową i zdawkowe chrząkanie.Po „odtrąbieniu” 45 slajdów w 15 minut pada pytanie… czy zdecyduje się Pan na kupno?

PowerPoint zabija naturalną rozmowę, skrywa mówcę za komputerem, eliminuje możliwość bezpośredniej interakcji. Tracimy przez to niepowtarzalną szansę nawiązania kontaktu, wymiany opinii, wysłuchania drugiej strony i wymiany informacji zwrotnej. Wiem, wiem… przesadzam PowerPoint to tylko narzędzie, które powinno porządkować proces przekazywania informacji. Niestety, jednocześnie zabijamy relacje z rozmówcą i tracimy okazję do dalszej interakcji.

Prezentacja z wykorzystaniem PowerPointa przypomina jazdę samochodem po nieznanym terenie z mapą na kolanach. Niebezpieczne dla prowadzącego i co gorsze również dla przechodniów (czyt. słuchaczy).

PS: PowerPoint powinien zostać wyeliminowany również ze względu na uszkodzenia kręgosłupa i skręcenia barków. Zmusza osoby prezentujące do ciągłego wygnania się w nienaturalny sposób (to wieczne zerkanie na slajd).

Czego Shola szuka na Facebooku?

Shola Olanipekun jest nigeryjskim studentem, któremu zależy na zdobyciu doświadczenia w obszarze finansów. Podobnie jak 47 418 osób jest fanem strony Ernst&Young Careers na Facebooku. To właśnie tam zadał pytanie o możliwość rozpoczęcia stażu w nigeryjskim oddziale E&Y (audyt, doradztwo podatkowe i biznesowe).

Katrin Vahimets jest Estonką. Pracuje w dziale rekrutacji E&Y. Odpowiada za region EMEA (Europe, Middle East, Africa). W kilku słowach streściłą zasady przyjmowania na staż i przedstawiła procedurę.

Podobnych rozmów na stronie E&Y Careers są tysiące. To właśnie tam istnieje szansa poznania informacji o procesie rekrutacyjnym E&Y w każdym zakątku świata. To tam możesz zaproponować swoją kandydaturę. Tam masz szansę poznać opinię innych na temat pracy w firmie audytorskiej.

Celny strzał E&Y w potrzeby młodych ludzi rozpoczynających karierę w finansach.

Prezentacja w reżyserii…

Właśnie wróciłem z konferencji, w trakcie której 9 prelegentów przekonywało mnie do tego, że warto inwestować w fundusze inwestycyjne…. Zasnąłem. W sali było „tak na oko” 45 stopni Celsjusza. Poza tym, tylko jedno okno. W środku zgromadziło się niemal 100 osób. Wiem, że to głupie tłumaczenie, ale zasnąłem. Na stojąco. To było nieprofesjonalne. Wiem. Z drugiej strony… „Mówcy nie powinni pamiętać tylko o tym, żeby wyczerpać temat, ale żeby nie wyczerpać słuchaczy.”

Tworzenie prezentacji to nic innego jak reżyseria spektaklu. Wymaga opracowania pasjonującej historii, wprowadzenia w centrum zdarzeń, zbudowania przejrzystej fabuły i co ważne włączenia audytorium do akcji. Co zyskujemy? Serca i umysły słuchaczy.

Zasady wydają się proste:

Przykłady dają podstawę opowieści. Reguła „powiedz, co chcesz powiedzieć – powiedz to – powiedz, co powiedziałeś” traci sens. Kluczowe jest wprowadzenie, wręcz wrzucenie słuchacza w główny wątek prezentacji. W trakcie warszawskiej edycji TED, Ivan Hernandez mówił o współpracy w zespole. Zaczął od historii zespołu akrobatów cyrkowych, którego był jednym z członków. To było jak trzęsienie ziemi, a potem coraz bardziej interesująco.

Określ przejrzystą fabułę. Jeśli chcesz powiedzieć tysiąc słów nie powiesz nic. Siła prostoty, akcentowanie najważniejszych kwestii i ciągłe powtarzanie, nawiązywanie do myśli głównej. Podczas prezentacji uwaga słuchaczy jest selektywna i ograniczona. Najpierw zainteresuj słuchacza, a później przedstaw przejrzyste tezy wystąpienia.

Buduj napięcie. Staraj się naprowadzić słuchacza na odpowiedź. Nie dawaj odklepanych gotowców.  To ludzie muszą chcieć informacji. Podczas jednego z wystąpień dotyczących kryzysów komunikacyjnych, prowadzący po prostu zadawał pytania „Dzisiaj kurs akcji jednej ze spółek giełdowych spadł o kilka procent. Czy wiedzą Państwo, której?”. „Kto z Państwa ma system informowania w przypadku kryzysu komunikacyjnego?”. „Kto z Państwa wie, w jaki sposób go tworzyć?”, „Kto z Państwa ma obawy związane z sytuacją kryzysową?”. Było trochę gimnastyki przy podnoszeniu rąk, ale, czyż nie chodziło o to, żebyśmy nie spali?

Audytorium to główny aktor. Zaangażuj go. Włącz audytorium do fabuły. Potraktuj jako jednego z aktorów. Pozwól mówić i brać czynny udział w prezentacji. Jeśli zakłócisz tradycyjny cykl… wstęp, rozwiniecie zakończenie. Będziesz bardziej zauważalny. W grupie 9 prelegentów, trzeba jakoś się wyróżnić.

Używaj artefaktów, przedmiotów, słów, które zwracają uwagę. Palikot coś o tym wie. Te pistolety, te gitary, te butelki z alkoholem…  🙂 Bronek również wywijał kartką i konstytucją podczas debat. Ale w związku z tym, że mam dosyć polityków, jako przykład przedstawię kolejne wystąpienie na warszawskim TEDzie. Tym razem Stephen Kines.

Last but not Least

Mów nie tylko do rzeczy, ale również do ludzi. Pamiętaj, że tu nie chodzi o to, byś powiedział wszystko, co jest na slajdach, ale żeby zbudować relację z otoczeniem i stworzyć podstawę do dalszej rozmowy.